はじめに
文書で自分の考えをわかりやすく伝えることができると、以下のようなメリットがある。
① 相手の時間を奪わなくて済む
② 相手にしてもらいたい行動を促す
文書で自分の考えをわかりやすく伝えれば、相手も自分もwin-winの関係になれるのである。
しかし、文書で自分の考えをわかりやすく伝えることができていない人もいるのではないだろうか。
僕自身も、文書で自分の考えをわかりやすく伝えることができていなかった。
なので、相手の読む負担が増えてしまい、相手の時間を奪ってしまっていた。
文書で自分の考えをわかりやすく伝えることができていなかったのは理由があった。
1.伝えたいことを考えながら文書を書いていた
2.伝えることがまとまっていないまま文書を書いていた
3.伝えたいことを伝える順番が悪かった
以上のことに気づいてからは、自分の考えをまとめてから文書を書くようにしている。
ここからは、どうやって自分の考えをまとめるかについて説明していく。
自分の考えをまとめてから文書を書く
文書で自分の考えをわかりやすく伝えるためには、自分の考えをまとめてから文書を書くことが大切である。
自分の考えをまとめてから文書を書くと、わかりやすくなるだけでなく、文書が短くて済む。
文書が短くて住むので、文書を書く時間も短くなる。
このように自分の考えをまとめて書くことでメリットを得ることができる。
自分の考えは以下の手順でまとめていく。
1.読み手の立場に立って自分の考えを紙に書き出す
2.読み手に伝えることを明確にする
3.読み手に伝えたいことから文書で表現する
それでは、手順を詳しく確認していく
1.読み手の立場に立って自分の考えを紙に書
き出す
まずは、読み手の立場に立って自分の考えを紙に書き出す。
自分の考えを紙に書き出すことで、自分の目で見ることができる。
そうすることによって、自分の考えを整理できる。
読み手の立場に立つとは、読み手が書き手に求めていることを想像することである。
読み手が書き手に求めていることを想像したら、そのことも紙に書き出しておく。
読み手が求めていることを意識しながら文書を書くためである。
2.読み手に伝えることを明確にする
次に、読み手に伝えることを明確にする。
読み手が理解しやすいように、読み手に伝えることは単文で表現する。
文章が長くなってしまうと、伝えたいことが曖昧になりやすいからだ。
読み手に伝えたいことは端的に文章で表す。
読み手に伝えることを明確にするときは、紙に書き出した自分の考えを具体的にしていく。
抽象的な表現は相手に伝わりにくいため、具体的な表現にしていく。
抽象的な表現を具体的な表現にしていくには、どうやって？と自分に問いかける。
どうやって？の問いかけを繰り返すことで、読み手に伝わる具体的な表現にしていくのである。
3.読み手に伝えたいことから文書で表現する
読み手に伝えることが明確になったら、読み手に伝えることから文書で表現していく。
人の理解の過程は、主たる大きな考えから主たる大きな考えを構成する小さな考えの順になっている。
そのため、読み手の理解の過程と作成する文書の過程をあわせるのである。
そうすることで、読み手がわかりやすい文書が書けるのだ。
文書の構成が理解の過程とかみ合っていないと、読み手は文書を読む負担が大きくなってしまう。
文書の内容を理解するのに時間がかかるからだ。
読み手の文書を読む負担を減らすためにも、読み手に伝えたいことから文書で表現することが大切である。
おわりに
文書で自分の考えをわかりやすく伝えるためには、自分の考えをまとめてから文書を書くことが大切である。
自分の考えをまとめて文書を書くことで、読み手の読む負担が軽減するだけでなく、読み手にしてもらいたい行動を促すことができるはずだ。
文書を考えながら書いている人がいれば、考えることと書くことを分けて行うことから始めてみてはどうだろうか。
